Aufbewahrungsfristen

Übersicht der relevanten Fristen 2022
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Übersicht der relevanten Fristen 2022

Fragen Sie sich auch manchmal, wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen und welche Unterschiede es dabei zu beachten gibt?

Keine Sorge – wir kennen die Antworten.

Mit dem Thema Aufbewahrungspflichten müssen sich Unternehmen in der Regel nicht jeden Tag auseinandersetzen – wir haben uns darauf fokussiert und haben Ihnen eine ausführliche Datei zusammengestellt, in der Sie ganz einfach nachverfolgen können, welche Ihrer Dokumente wann vernichtet werden können.

Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen generell aufbewahren?

  • Geschäftsunterlagen müssen im Normalfall sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es sogar 30 Jahre oder mehr sein.
  • Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht wurde.

Wie lange muss man Geschäftsunterlagen in einem Unternehmen aufbewahren?

  • Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, müssen Sie für zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Ansonsten gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
  • Im Zweifel sollten die Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden oder ein Steuerberater zu Rate gezogen werden.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und dürfen nicht direkt vernichtet werden?

Generell sind alle steuerrelevanten Dokumente aufzubewahren u.a.:

  • Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse) 
  • Lageberichte 
  • Inventare
  • Aufzeichnungen/Bücher (z.B. Kasse, Anlagevermögen) 
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine) 
  • Kontoauszüge
  • Fahrtenbücher

Welche Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Wichtig: Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen in ihrer gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und verfügbar bleiben.

  • Jahresabschlüsse (Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse)

Was tun nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?

  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Ihre Akten vernichtet werden. Lassen Sie Ihre sensiblen Dokumente professionell und datenschutzkonform vernichten. Vertrauen Sie dabei auf Experten wie Rhenus Office Systems.

Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen

  • Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Liste um die Aufbewahrungsfristen in Deutschland handelt. In anderen Ländern gelten die landesspezifischen Aufbewahrungsfristen.
  • Aufbewahrungsfristen können branchenspezifisch abweichen.
  • Bitte beachten Sie, dass wir trotz sorgfältiger Zusammenstellung keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.