Rhenus Archiv Services

Ihr professioneller Partner für die revisionssichere Aktenverwaltung und die Dokumentenarchivierung

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Archivierungsdienstleister Rhenus Archiv Services

Immer mehr Organisationen und Institutionen setzen auf eine konsequente Digitalisierung des Büros und entscheiden sich bewusst für das papierlose Büro. Doch in vielen Bereichen ist dieser Wandel nur bedingt umsetzbar. Noch immer gibt es viele Papierdokumente, die bearbeitet und anschließend gemäß der vom Gesetzgeber geforderten Fristen aufbewahrt werden müssen. Die physische Archivierung stellt dabei Unternehmen und öffentliche Einrichtungen gleichermaßen vor immensen Herausforderungen. Zum einen geht sie mit einem hohen Platzbedarf einher, zum anderen müssen aber auch hohe Anforderungen, die sich aufgrund des Datenschutzes ergeben, eingehalten werden.
Rhenus Archiv Services bietet als Archivierungsdienstleister schon seit mehr als 25 Jahren Unternehmen in verschiedenen Branchen professionelle und kompetente Unterstützung in der Archivierung von Akten an. Als Marktführer unterstützen wir kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie zahlreiche DAX-Unternehmen bei der physischen Aktenlagerung und -archivierung.

 

Physisches Archiv – Aktenarchivierung und Dokumentenverwaltung in ganz Europa

Unsere Archiv Services Einheit kann die sichere Archivierung Ihrer Akten und Dokumente durch den innovativen und zukunftsweisenden Betrieb von Hochleistungsarchiven in ganz Europa garantieren. Wir als Archivierungsdienstleister bieten von der klassischen externen Aktenarchivierung über modernste digitale Dokumentenbreitstellung mit Scan-On-Demand bis hin zur Lagerung von Proben- und Rückstellmuster ein breites Leistungsspektrum für Ihre Dokumente an. Sollten Sie weiterhin Ihre Akten und Dokumente inhouse lagern wollen, können wir Sie bei der effizienten Archivierung unterstützen. Rhenus Archiv Services assistiert Ihnen bei dem Aufbau eines internen physischen Archivs.

Lohnt sich die physische Auslagerung? 
Umso länger ein Unternehmen besteht, desto mehr Papierdokumente müssen in Ordnern, Mappen und ähnlichem aufbewahrt werden. Viele, vor allem auch kleine und mittelständige Unternehmen kommen hier aufgrund der Lokalität an ihre Grenzen und können die Anforderungen, die an die physische Archivierung gestellt werden, nicht einhalten. Durch die Auslagerung der physischen Archivierung lassen sich diese Probleme umgehen.

So ist es möglich: 

  • Dokumente fristgerecht und fachgerecht zu archivieren.
  • Platz im eigenen Unternehmen zu sparen. 
  • Mitarbeiter*innen zu entlasten.
  • Die hohen Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen.

Unsere Business Networking Platform – Ihre Dokumente und Akten einfach und schnell anfordern

Eine schnelle und einfache Anforderung der richtigen Akten können Sie ganz einfach über unsere Business Networking Platform (BNP) beantragen. Die BNP ist das hauseigene Rechercheonlinetool von Rhenus Archiv Services. Sie erhalten bei Vertragsabschluss einen kundeneigenen Log-in und können darüber die Einsicht Ihrer Akten steuern. Durch das digitale Rhenus Archiv können Sie ganz einfach ohne großen Aufwand die Akten und Dokumente anfordern, die Sie benötigen. Unsere Mitarbeiter in den Archiven suchen die Dokumente für Sie raus, stellen Ihnen diese per Kurierfahrer zu oder scannen sie ein. Durch unseren Scan-On-Demand Service können Sie die angeforderten Informationen im BNP sicher und bequem aufrufen.

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Unsere Zertifikate

Aktenarchivierung – Der Ablauf

Kontaktaufnahme und Angebotserstellung

Nach der Kontaktaufnahme erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Sobald wir den Auftrag erhalten haben, führen wir mit Ihrem Projektverantwortlichen ein ausführliches Gespräch, in dem die Rahmenbedingungen und die Durchführung genau festgelegt werden.

Sortierung der Akten

Bevor Ihre Akten ausgelagert werden, folgt eine von Ihnen durchgeführte Bestandsdokumentation der einzulagernden Akten. Hier werden vorab wichtige Informationen erfasst, wie zum Beispiel der Inhalt oder die Aufbewahrungsdauer der Akten. Die sortierten Dokumente werden anschließend in unseren Rhenus Kartons sicher verpackt. Auch hierbei bieten wir Ihnen selbstverständlich unsere Unterstützung an.

Die Auslagerung

Anschließend werden Ihre Akten sicher durch einen geschulten Mitarbeiter zu unserem Sicherheitsarchiv transportiert. Sollten Sie auf eine noch höhere Sicherheitsstufe bestehen, können die Kartons mit den eingelagerten Akten durch eine Sicherheitsplombe versiegelt werden.

Das Aktenhandling – Datenerfassung auf höchstem Niveau

Nachdem Ihre Dokumente sicher in unserem Archiv angekommen sind, werden die Daten von geschulten Mitarbeitern erfasst und anschließend anonymisiert eingelagert.

Benefits mit Rhenus Archiv Services

  • Sicherheit

Bei uns sind Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen revisionssicher und gesetztes konform archiviert. Unsere Standorte sind mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet und die konsequente Einhaltung des Datenschutzes nach Artikel 32 DSGVO ist jederzeit gewährleistet.

  • Transparenz

Ihre Unterlagen sind über unser eigenes Archivverwaltungssystem BNP jederzeit abrufbar, ob physisch oder in digitaler Form über Scan-On-Demand.

  • Zertifizierung

Unsere Hochsicherheitsarchive sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 27001, DIN ISO 50001, IDW PS 951, GMP und GLP.

Rhenus Archiv Services stellt sich vor

Professionelle, physische Archivierung – vertrauen Sie auf unsere Kompetenz

Wünschen Sie sich Unterstützung bei der Archivierung Ihrer Dokumente, können Sie sich auf unser kompetentes und erfahrenes Team verlassen. Wir setzen alles daran, Sie zu entlasten, ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit der Dokumente in Kauf nehmen zu müssen. Nutzen Sie jetzt unseren Konfigurator, um sich einen ersten Überblick über unser Angebot zu verschaffen.

Unsere Leistungen im Überblick

Modernste Archivierungsprozesse aus einer Hand.

Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Aktenarchivierung

Sichere Dokumentenarchivierung

Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.

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    Interne Aktenlagerung

    Professionelle Aktenlagerung in Ihrem Unternehmen

    Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.

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      Proben und Rückstellmuster

      Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter

      Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.

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        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Sichere Dokumentenarchivierung

        Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.

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        Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.

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        Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter

        Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.

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        Rhenus Archiv Services – Ihr Partner für die Aktenarchivierung

        Als Archivierungsdienstleister lagern wir für die unterschiedlichsten Branchen die Akten und Dokumente ein. Um den hohen Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden, statten wir unsere Standorte mit modernster Sicherheitstechnik aus und gewährleisten jedrzeit die konsequente Einhaltung des Datenschutzes mit unserem Sicherheitskonzept. Unsere physischen Aktenarchive sorgen durch standardisierte, IT-geschützte Arbeitsprozesse für schnelle Verfügbarkeit rund um die Uhr. Von der individuellen Einzellösung bis hinzur internationalen Großprojekten sind wir in der Lage, neben allen Anforderungen unserer Kunden und den gesetzlichen Bestimmungen auch Richtlinien zur Sicherheit der Dokumente und Daten bei der branchenspezifischen Aktenverwaltung umzusetzen.

        Die Inkassobranche – Rhenus Archiv Services unterstützt Ihr Forderungsmanagement

        Wir übernehmen den externen Betrieb aktiver Schuldneraktenarchive im Rahmen des Business Process Outsourcing. Dabei gewährleisten wir einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die einzelnen Dokumente der Schuldnerakten durch unser Archivsystem "Business Networking Platform".

        Die Pharmabranche – Archivdienstleister für Rückstellmuster

        Rhenus Archiv Services bietet Pharma-Kunden die Möglichkeit, ihre Unterlagen im Sicherheitsarchiv nach den Grundsätzen der Guten Herstellungspraxis (GMP) und der Guten Laborpraxis (GLP) zu archivieren.

        Die öffentliche Hand – Gelebte Prozesstrukturen mit Rhenus

        Wir haben in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen übernommen. Das entwickelte Produkt "Aktive Akte" realisieren wir für Kunden aus dem öffentlichen Bereich, die auf die Arbeit mit physischen Akten angewiesen sind.

        Jetzt archivieren!

        Wir haben immer die passende Lösung: Unsere Experten beraten Sie gerne bei der Umsetzung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

        Zum Kontaktformular 0800 100 41 68