Externe Aktenarchivierung
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Aktenarchivierung - Externe Lagerung Ihrer Dokumente und Akten

Durch die gesetzlichen Auflagen sind Unternehmen und auch die öffentliche Verwaltung verpflichtet, so gut wie alle anfallenden Dokumente aufzubewahren. Die externe Aktenarchivierung ist die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für alle weiteren betrieblichen Prozesse, denn die Aktenlagerung ist zu einer immensen und kostspieligen Aufgabe geworden - wenn man diese allein durchführen muss. Mit der externen Aktenarchivierung von der zertifizierten Rhenus Archiv Services schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Wir stellen sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Dokumente schnell vorliegen haben und dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Dadurch verhindern Sie, dass wertvoller Platz durch die Lagerung alter, nicht genutzter Akten verlorgen geht. Vermeiden Sie also die alltägliche Zeitverschwendung beim Suchen Ihrer Dokumente und profitieren Sie vom Know-how eines professionellen Dokumentenlogistikers. Durch die externe Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Akten erreichen Sie die Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung.

Extern eingelagerte Akten schnell und sicher verwalten

Durch unsere Business Networking Plattform können Sie schnell und einfach Kartons, Dokumente oder Akten anfordern oder durch unseren Scan-On-Demand Service einsehen.

  • Was ist die Business Networking Plattform (BNP)?

Unsere BNP ist das webbasierte Rhenus Recherchetool, mit dem Sie Ihre Dokumente und Akten ganz einfach verwalten können.

  • Wie funktioniert die BNP?

Für die externe Aktenarchivierung erhält jeder Kunde einen eigenen Log-in. Dadurch können Sie die Akten anfordern, die Sie benötigen. Sollte kein dringliches Zeitfenster bestehen, erhalten Sie die angeforderten Akten innerhalb der vereinbarten Service-Zeit von unserem Kurierfahrer. Sollten Sie jedoch sofortigen Zugriff auf bestimmte Akten benötigen, können Sie diesen auf der BNP anfordern. Ein Archivmitarbeiter sucht die entsprechenden Dokumente raus und scannt diese für Sie ein. Nun können Sie die angeforderten Unterlagen auf der BNP jederzeit einsehen. Sollten Sie schon bei Vertragsabschluss wissen, dass Sie bestimmte Dokumente regelmäßig benötigen, können wir diese bei der Datenerfassung bereits für Sie einscannen und im Business Networking Bereich bereitstellen. Hierdruch können Sie nicht nur Zeit, sondern auch Kosten einsparen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden weiterhin eingehalten.

 

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Die Aktenarchivierung - Die Grundlage jeder Digitalisierungsstrategie

Bei einem internen Archiv kann man schnell den Überblick verlieren, vor allem wenn die Aktenschränke zu voll werden, im Keller kein Platz mehr ist und kein wirkliches System hinter der Aktenaufbewahrung steckt. Da kommen den meisten Kunden direkt die Gedanken, alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente zu digitalisieren.
Aber ist das der richtige und effektivste Schritt für ein ordentlich gepflegtes und gesetztes konformes Archiv?
Folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Entscheidung: Aktenarchivierung oder Digitalisierung?

  • Sie benötigen nicht jedes Dokument regelmäßig zum Arbeiten. Einige Dokumente dürfen aber wegen der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden.
  • Sie wollen kostensparend handeln. Die physische Archivierung ist die kosteneffizientere Lösung.
  • Dokumente dürfen nur digital archiviert werden, wenn die GoBD berücksichtigt wird. Worauf hier besonders geachtet werden muss: Erhalten Sie ein Dokument z.B. eine Rechnung in Papierform, können Sie diese zwar einscannen und digital archivieren, dabei muss der Digitalisierungsprozess jedoch kleinschrittig dokumentiert werden und nachvollziehbar sein. Sollten Sie eine Rechnung digital erhalten und müssen diese aus verschiedensten Gründen jedoch ausdrucken, ist die analoge Aufbewahrung dieser Dokumente nicht zulässig. Hier folgt somit ein erheblicher Aufwand für die gesetztes konforme Vernichtung einzelner Schriftstücke.
  • Durch unseren Scan-On-Demand Service erhalten Sie die Möglichkeit, nur regelmäßig verwendete Dokumente einscannen zu lassen. Die restlichen Dokumente werden sicher in unseren Hochsicherheitslagern archiviert. Diesen Service können Sie während der gesamten Vertragslaufzeit nutzen, so können Sie nachträglich wichtige Dokumente digitaliseren lassen, falls Sie doch mit diesen arbeiten müssen.

Sollten Sie sich immer noch nicht sicher sein, welche Lösung für Sie am effektivsten ist, beraten wir Sie gerne bei einem kostenlosen Erstgespräch!

 

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Die Vorteile der externen Aktenarchivierung

  • Sparen von Ressourcen

Die richtige Aktenlagerung kann sehr aufwendig und teuer sein. Vertrauen Sie daher einem externen Profi, der Ihre Aktenarchivierung übernimmt. So können Sie sich vollkommen auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und Kosten effizient einsparen.

  • Höchste Sicherheit

In unseren Sicherheitsarchiven bieten wir Ihren Akten und Dokumenten den höchsten Schutz. Vom Brandschutz bis hin zum Einbruchsschutz wird in unseren Hochsicherheitsarchiven auf alles geachtet, damit Ihre Akten sicher archiviert werden. In allen Prozessen ist die konsequente Einhaltung des Datenschutzes nach Artikel 32 DSGVO jederzeit gewährleistet.

  • Flächendeckend vertreten

Wir sind mit unseren Standorten deutschland- und euopaweit vertreten. Egal wo Sie Ihre Akten bei uns einlagern möchten, wir sind immer in Ihrer Nähe. So können wir Ihnen Ihre Dokumente schnell physisch bereitstellen.

  • Eigene Kurierfahrer

Rhenus Archiv Services verfügt über eigene Kurierfahrzeuge, welche sich durch GPS tracken lassen. Somit gewährleisten wir eine stetige Sicherheits, auch bei der Auslieferung Ihrer Akten. Neben dem Service stellen wir Ihnen die Akten aber auch per KEP-Dienstlester zu.

  • Best Practice

Unsere jahrzehntelangen Erfahrungen vertrauen schon mehr als 2.000 Kunden. Täglich zeigen wir, dass die Aktenlagerung unsere Kernkompetenz ist.

 

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Klimaneutrale Archivierung

Nachhaltigkeit und ressourcensparendes Handeln werden immer wichtiger und betreffen jede Branche. Wir wollen dazu beitragen und bieten unsere Dienstleistungen ab sofort klimafreundlich an.

Bei der klimaneutralen Archivierung werden über Kompensationszahlungen verschiedene Klimaschutzprojekte unterstützt. Die Emissionskompensation und damit verbundene Leistungserbringung werden dem Kunden durch eine Urkunde der Fa. Climate Partner GmbH zur Verfügung gestellt und dem Auftraggeber übermittelt.

Unsere Leistungen für die externe Aktenarchivierung

Individualisierter Zugriff

Sie haben Ihre Akten in unseren Sicherheitsarchiv eingelagert und benötigen jetzt ein Dokument oder eine Akte zur weiteren Bearbeitung? Kein Problem - auch nach der Archivierung bleiben Ihre Dokumente über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP) jederzeit für Sie greifbar. Mit unserem Service Scan-On-Demand können wir Ihnen Ihre Akten in digitaler Form zur Verfügung stellen. Aber auch physisch können Sie auf Ihre Akten zugreifen. Per Kurier oder mit unserem eigenen Zusteller liefern wir Ihre Akten an Sie aus.

Hochsicherheitsarchive für garantierten Schutz

Unsere zertifizierten Hochsicherheitsarchive unterliegen den strengsten Sicherheitsvorschriften. Wir bieten absolute Transparenz in Ihren Dokumenten- und Aktenbeständen durch ein hochmodernes Archivsystem, das im eigenen Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird. Jede Aktenbewegung wird im Archivsystem revisionssicher erfasst, sodass der Status der Akte jederzeit nachvollziehbar ist.

Aufbewahrungsfristen im Blick durch die externe Archivierung von Akten und Dokumenten

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übernehmen wir mit Ihrer Zustimmung auch die Vernichtung der Unterlagen. Wir ermitteln mindestens einmal jährlich, welche Unterlagen das Vernichtungsdatum erreicht haben und schlage diese zur Aktenvernichtung vor. Die Vernichtung erfolgt nach Bundesdatenschutzgesetzt sowie gemäß DIN-Norm 66399, Schutzklasse 2 - Sicherheitsstufe P3. Sie erhalen nach der Vernichtung das entsprechende Zertifikat sowie die sogenannten Wiegescheine von uns.

Die Zertifizierungen der Rhenus Archiv Services

DIN ISO 9001

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DIN ISO 9001


Die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Ziel ist die transparente Festlegung von Unternehmensprozessen und vor allem die flexible Optimierung dieser.

DIN ISO 27001

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DIN ISO 27001


Die führende Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme mit den wichtigsten Vorgaben zum optimalen Schutz von Daten.

DIN ISO 50001

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DIN ISO 50001


Die ISO 50001 ist eine internationale Energiemanagementnorm. Ziel der Norm ist es, Unternehmen bei der Aufstellung eines Energiemanagements zu unterstützen.

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GLP


Das GLP ist ein Qualitätssystem. Das GLP Zertifikat steht für die höchste Qualität bei der Durchführung von nicht-medizinischen gesundheits- und umweltrelevanten Sicherheitsprüfungen.

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Ihr Umzug in unser Sicherheitsarchiv - Der Ablauf

Nachdem Sie Ihre Akten und Dokumente sorgfältig beschriftet und in Rhenus-Kartons verstaut haben, holt unser Kurierfahrer die Kartons bei Ihnen ab.
Auf sicheren Weg werden Ihre Akten nun in eines unserer Hochsicherheitsarchive überführt. Sobald Ihre Kartons bei uns ankommen, übernehmen geschulte Mitarbeiter die Datenerfassung in unser Archivsystem. Je nach Vereinbarung erhalten dabei die Akten als auch die Kartons per Barcode eine eindeutige Kennung. Über diesen Code wird die Akten direkt mit dem Lagerplatz verknüpft.

Sollten Sie bei der Aufbereitung und Verstauung der Akten Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen dabei selbstverständlich zur Seite.

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Fragen und Antworten zur Aktenarchivierung

Als Archivierungsdienstleister lagern wir sämtliche Dokumente und Akten für Sie ein. Unsere Dienstleistungen bestehen neben der Archivierung auch noch über die Verwaltung der Dokumente sowie Unterstützung beim Aufbau eines gesetztes konformen Archivs bei Ihnen in der Firma.
Zudem haben wir uns auf die Lagerung von Proben und Rückstellmuster spezialisiert, sowie die Langzeitlagerung und Warehousing.

Auch bei der Datenträgerarchivierung bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für nahezu jede Art von Datenträger an. Ob elektronische Backup-Medien wie Datenbänder, MODs, WORMS, CD-ROMs, DVD-ROMs oder auch Mikrofiches und Mikrofilm: Wir garantieren eine sichere Aufbewahrung. Durch eine zertifizierte Datenträgerarchivierung beugen wir Datenverlust, Diebstahl und unsachgemäßer Lagerung vor. Die Abholung Ihrer Datenträger erfolgt turnusmäßig, auf Wunsch auch täglich. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten und brandschutzgesicherten Zonen unserer Sicherheitsarchive. Der Transport erfolgt in neutralen, klimatisierten Fahrzeugen. Die Datenträgerarchivierung stellt die perfekte Ergänzung zur externen Aktenarchivierung dar.

Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeiter erfolgen.

Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.

Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.

Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.

Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server, per E-Mail mit verschlüsselter Anlage oder über unser Online-Archiv „TotalDigital“.

Wir sind Spezialist für die Aufbewahrung von sensiblen Geschäftsunterlagen und schützenswerten Dokumenten. Dazu zählen insbesondere Unterlagen mit personenbezogenen Sozialdaten.

Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.

Die IT-Grundschutz-Standards wurden von dem BSI als Empfehlungen zu Methoden, Prozessen und Verfahren entwickelt, um eine Datensicherheit innerhalb eines IT-Systems gewährleisten zu können. Um dieses Ziel zu erreichen, definiert das BSI technische Sicherheitsmaßnahmen sowie infrastrukturelle, organisatorische und personelle Schutzmaßnahmen. Bisher wurden von dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vier IT-Grundschutz-Standards definiert:

  • BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Im ersten BSI-Standard werden alle Anforderungen an ein Managementsystem für Informationssicherheit gestellt. Diese basieren auf den ISO-Standards der 2700x-Familie und beinhalten alle Begriffe sowie Prinzipien, die zur Erfüllung der Datensicherheit notwendig sind.
  • BSI-Standard 100-2: IT-Grundschutz-Vorgehensweise. Der zweite BSI-Standard beschreibt, wie alle Anforderungen in der Praxis eingesetzt werden können. Dabei werden die Organisationsstrukturen für die Informationssicherheit genauer definiert sowie Hilfe bei der Umsetzung des Sicherheitskonzepts geleistet. Zusätzlich gibt der Standard vor, wie die Informationssicherheit im laufenden Betrieb erhalten bleibt. Die IT-Grundschutz-Vorgehensweise bietet zusätzlich Hinweise und praktische Beispiele für die technische Umsetzung der IT-Grundschutz-Standards.
  • BSI-Standard 100-3: Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz. Im dritten BSI-Standard wird die genauere Vorgehensweise geschildert, wie eine Risikoanalyse für Systeme mit höheren Sicherheitsanforderungen eingebunden werden kann.
  • BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement. Der letzte BSI-Standard beschreibt, welche Prozesse und Dokumentationen für ein Notfallmanagement benötigt werden. Dabei soll die Ausfallsicherheit erhöht werden, sodass alle Geschäftsprozesse bei Ausfall wieder schnell aufgenommen werden können. Gelingt es einem Unternehmen, diese Standards erfolgreich umzusetzen, so erhält es ein ISO/IEC 27001-Zertifikat.

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