Unsere Standorte

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Allgemeine Geschäftsbedingungen der Rhenus Archiv Services GmbH

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Rhenus Archiv Services GmbH

§1 Geltungsbereich

Die nachfolgenden Leistungsbedingungen gelten ausschließlich für sämtliche im Bereich der Archivdienstleistungen erbrachten Leistungen des Auftragnehmers (AN). Von diesen Leistungsbedingungen abweichende Bedingungen des Auftraggebers (AG) haben keine Gültigkeit, auch wenn der AG ausdrücklich darauf hinweist.

§ 2 Sicherungsgüter

Sicherungsgüter sind vom AN in seiner Datenbank erfasste Akten aller Art, Dokumente, Zeichnungen, Pläne und dergleichen, sofern einzeln aufbewahrt, magnetische und optische Datenträger aller Art sowie Kartonagen. Das Sicherungsgut ist kein Gefahrgut und kein Abfall im Sinne des Kreislaufwirtschafts-/Abfallgesetzes.

§ 3 Leistungsumfang

3.1    Der AN übernimmt die Aufbewahrung der vom AG frei angelieferten Sicherungsgüter in einem nach Vorschriften  der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-VO 2016/67 „DSGVO“) - bzw. bis zu deren unmittelbarer Geltung am 25.05.2018 des BDSG - geführten Sicherheitslager.

 3.2    Der AN verpflichtet sich, das Sicherungsgut sachgerecht zu behandeln und insbesondere vor äußeren Einflüssen und dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt aufzubewahren.

3.3    Die Aufbewahrung und Identifikation des Sicherungsgutes erfolgt anhand einer Barcodenummer, die der AN dem AG nach Einlagerung bekannt gibt.

3.4    Der Der AN ist berechtigt und auf Verlangen des AG verpflichtet, das Sicherungsgut an vom AG schriftlich bevollmächtigte und benannte Personen auszuhändigen Bei Auslieferung des Sicherungsgutes durch den AN bzw. durch ein vom AN beauftragtes Transportunternehmen, ist der AG verpflichtet, ein schriftliches Empfangsbekenntnis zu erteilen.

3.5    Die Bereitstellung des Sicherungsgutes ab Sicherheitslager erfolgt werktags innerhalb der betriebsüblichen Geschäftszeiten. Falls nicht anders vereinbart, werden bis 12.00 Uhr eines Arbeitstages abgeforderte Sicherungsgüter noch am selben Tag, spätestens jedoch am darauf folgenden Arbeitstag zur Abho­lung durch den AG oder den Versand durch den AN bereitgestellt. Werden die Sicherungsgüter nicht während der vereinbarten Zeit vom AG abgeholt, lagert der AN die Sicherungsgüter auf Kosten des AG wieder ein. Die Reaktionszeit bis zur Bereitstellung kann sich verlängern, falls der AN gleichzeitig eine größere Anzahl an Sicherungsgütern abfordert.

3.6    Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist teilt der AG dem AN die Barcodenummern der zur Vernichtung anstehenden Sicherungsgüter mit. Nach Bestätigung des Vernichtungsauftrages durch den AG erfolgt die Auslagerung der Sicherungsgüter und die Bereitstellung zur Vernichtung.

§ 4 Zusatzdienstleistungen

4.1    Im Rahmen des Dienstleistungsvertrages können zwischen AG und AN Zusatzdienstleistungen vereinbart werden. Es gelten sodann ergänzend etwaig bestehende Leistungsbedingungen der jeweiligen Zusatzdienstleistung.

4.2    Übernimmt der AN als Zusatzdienstleistung oder von ihm beauftragte Dritte die Auslagerung der Sicherungsgüter beim AG und/oder den Transport zum Sicherheitslager des AN, trägt er für eine ordnungsgemäße Durchführung und Ein­haltung der Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes Sorge.

4.3    Übernimmt der AN als Zusatzdienstleistung die inhaltliche Erfassung der Sicherungsgüter, werden die Inhalte der Sicherungsgüter anhand von standardisierten oder konkret mit dem AG vereinbarten Merkmalen textlich erfasst und anschließend dem AG zur Verfügung gestellt. Die Preise pro Zeichen basieren auf der Option, dass die Erfassung durch einen Partner im (europäischen) Ausland erfolgen kann. Bei der Bereitstellung von abgeforderten Kartonagen mit einzeln erfassten Akten findet weder bei der Auslagerung noch bei der Rücklagerung eine Inhaltsprüfung der Kartonagen statt. Der AG kann die Inhaltsprüfung als Zusatzleistung beauftragen. Soweit der AN nicht ausdrücklich mit der Inhaltsprüfung der Kartonagen beauftragt wurde, übernimmt der AN keine Haftung für die Vollständigkeit der Inhalte.

4.4    Übernimmt der AN als Zusatzdienstleistung die Vernichtung von Sicherungsgütern, erfolgt die Vernichtung durch ein vom AN beauftragtes Unternehmen nach EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und DIN-Norm 66399.

§ 5 Bestand / Bestandsprüfung

5.1    Dem AG wird eine Liste der erfassten Sicherungsgüter übermittelt. Diese gilt als vollständiger Archivbestand, sofern der AG nicht unverzüglich das Fehlen eines Sicherungsgutes schriftlich geltend macht.

5.2    Ist ein vom AG angefordertes Sicherungsgut nicht auffindbar, so kann der AG vom AN eine Bestandsprüfung derart verlangen, dass das unmittelbare Umfeld des nicht aufgefundenen Sicherungsgutes abgesucht wird, sowie Standorte mit ähnlichen Standplatznummer im Hinblick auf Falscheinlagerungen durch Zahlendreher geprüft werden.

5.3    Soweit die Suche/Prüfung gemäß vorstehendem Schema ohne Erfolg bleibt, gilt die gesuchte Akte nach 10 Tagen als verloren.

§ 6 Haftungsregelung

6.1    Die Haftung des Auftragnehmers

  • für Schäden resultierend aus Verletzung von Leib und Leben,
  • für Schäden resultierend aus grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Vertragspflichtverletzung,
  • aus dem Produkthaftungsgesetz und
  • aus Art. 82 der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung  der Richtlinie 95/46/EG (VO 2016/67) (DSGVO) bezüglich Ansprüchen des Betroffenen im Sinn dieser Verordnung

richtet sich immer nach dem Gesetz und wird durch die Regelungen dieses Vertrags weder im Grund noch in der Höhe modifiziert.

6.2    Vertragswesentliche Pflichten dieses Vertrags sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertraut und vertrauen darf. Dies sind insbesondere solche betreffend die Obhut des Auftragnehmers (insbesondere: Schutz vor Witterung, Feuer, Verlust durch Zugriff Dritter auf Substanz oder Informationen in den Archivgütern).

6.3    Die Haftung für Vermögensschäden, die aus leicht fahrlässiger Verletzung vertragswesentlicher Pflichten resultieren, ist je Schadensfall begrenzt auf EUR 100.000,- (typische vorhersehbare Schadenshöhe) und auf EUR 500.000,- pro Jahr. Der Auftragnehmer hat eine Vermögenschadensversicherung, welche die typische vorhersehbare Schadenshöhe abgedeckt. Der Auftraggeber ist berechtigt jederzeit für den gesamten eingelagerten Archivbestand oder für einzelne Sicherungsgüter schriftlich oder in Textform auf eine Erhöhung des typischen vorhersehbaren Schadens hinzuweisen und der Auftragnehmer verpflichtet gegen entsprechende Erhöhung des Entgelts eine entsprechend höhere Deckung der Vermögensschadensversicherung zu besorgen.

6.4    „KEP“-Dienstleister (Kurier-Express-Paket-Dienstleister wie UPS, DHL etc.) sind keine Erfüllungsgehilfen des AN. „KEP“- Dienstleister werden vom AN nur auf ausdrücklichen Wunsch und grundsätzlich nur mit schriftlicher Genehmigung des AG eingesetzt. Der AN wird, soweit es die Beauftragung von „KEP“-Dienstleistern betrifft, für den AG als Spediteur im Sinne der §§ 453; 454 ff. HGB tätig und haftet dem AG daher für Schäden während des Transportes gemäß § 461 HGB, d. h., nicht für die im Gewahrsam des „KEP“-Dienstleisters entstandenen Schäden. Haftungsansprüche auf Seiten des AG, die durch Pflichtverletzungen des „KEP“-Dienstleisters entstehen, macht der AG direkt gegenüber dem „KEP“-Dienstleister geltend.

§ 7 Vertragslaufzeit / außerordentliche Kündigung / Auslagerung

7.1    Vertragsbeginn und –ende sind im Dienstleistungsvertrag geregelt. Der Vertrag verlängert sich um jeweils ein Jahr, wenn er nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf der Festlaufzeit bzw. vor Ablauf einer Verlängerungsperiode schriftlich gekündigt wird.

7.2    Der vertraglich vereinbarte Umfang des Lagerbestandes kann nur mit schriftlichem Einverständnis des AN ausgeweitet werden. Für neu in Anspruch genommene Lagerkapazität gilt ab Ersteinlagerung der ursprünglich vertraglich festgesetzte Mindestzeitraum.

7.3    AN und AG haben das Recht zur außerordentlichen (a. o.) Kündigung aus wichtigem Grunde entsprechend den allgemeinen Rechtsgrundsätzen. Eine a. o. Kündigung ist darüber hinaus möglich, wenn einer der Vertragspartner wesentlichen Pflichten trotz zweifacher schriftlicher Mahnung mit Kündigungsandrohung nicht nachkommt, in der Geschäftsfähigkeit oder der freien Verfügung über sein Ver­mögen gesetzlich oder durch Rechtsgeschäft beschränkt wird oder gegen ihn ein Insolvenzverfahren beantragt wird.

7.4    Im Falle einer vom AG zu vertretenden a. o. Kündigung, steht dem AN die Vergütung zu, die er bis zum Tage der nächsten ordentlichen Vertragsbeendigung beanspruchen kann. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

7.5    Der AG beauftragt den AN rechtzeitig vor Vertragsbeendigung mit der Auslagerung und Bereitstellung der Sicherungsgüter zur Abholung aus dem Sicherheitslager. Dabei hat er eine maximale Auslagerungskapazität von 1.500 Sicherungsgütern pro Tag zu beachten sowie rechtzeitig und in ausreichender Menge Kartonagen zur Verpackung der Sicherungsgüter zur Verfügung zu stellen. Der AG hat die vom AN ausgelagerten und bereitgestellten Sicherungsgüter unverzüglich abzuholen.

§ 8 Vergütung

8.1    Die Vergütungssätze werden im Dienstleistungsvertrag geregelt.

8.2    Verändert sich der vom Statistischen Bundesamt in Wiesbaden herausgegebene Verbraucherpreisindex für Deutschland um mehr als 5 Prozent gegenüber dem Monatstand zum Zeitpunkt des Beginns des Vertragsverhältnisses (Basis = Index-stand 2010 = 100 Punkte) bzw. der letzten Anpassung, verpflichten sich die Parteien, die Höhe der monatlichen Vergütungen mit Wirkung von dem der Überschreitung des Schwellenwertes folgenden Monats jeweils neu zu vereinbaren.

a)   Die Neufestsetzung soll neben der Änderung des Verbraucherpreisindexes auch die Personal- und Transportkostenentwicklung sowie die Energiepreisentwicklung berücksichtigen, soweit diese nicht bereits im Verbraucherpreisindex berücksichtigt sind.

b)   Bei einer Änderung der Einkaufspreise für Verbrauchsmaterial (z.B. Kartonagen) ist der Auftragnehmer berechtigt und verpflichtet, nach billigem Ermessen (§315BGB) den Entgeltanteil, der auf Verbrauchsmaterial entfällt, entsprechend anzupassen, soweit diese nicht bereits im Verbraucherpreisindex enthalten ist.

c)   Können sich die Beteiligten nicht innerhalb von zwei Monaten nach Aufforderung einer Partei, in Verhandlungen einzutreten, über eine angemessene Neufestsetzung einigen, so entscheidet ein von der IHK Dortmund benannter, öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für den Bereich Spedition, Transporte, Lagerei für beide Parteien verbindlich über die Höhe der Neufestsetzung. Die Kosten des Sachverständigen tragen die Parteien je zur Hälfte. Die Veränderung kann ab dem Erhöhungsmonat auch nachträglich in Rechnung gestellt werden. Danach können erneute Anpassungen entsprechend der o.g. Indexregelung vorgenommen werden. Die Vergütungsanpassungen werden wirksam mit dem Folgemonat der schriftlichen Geltendmachung.

8.3    Die Kosten für die Vernichtung von Sicherungsgütern richten sich nach marktüblichen, tagesaktuellen Vernichtungspreisen.

8.4    Alle Dienstleistungen werden monatlich nach erbrachter Dienstleistung abgerechnet. Bei geringen Rechnungsbeträgen steht es dem AN frei, hiervon abweichende Abrechnungsperioden zu wählen. Rechnungen werden vom AN elektronisch per E-Mail an eine vom AG zu benennende E-Mail-Adresse des AG versendet.

8.5    Die Vergütung erhöht sich jeweils um die zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung gültige Mehrwertsteuer. Die Rechnungsbeträge sind ohne Abzug 14 Tage nach Rechnungserstellung zur Zahlung fällig.

8.6    Unterschreitet die Anzahl der im ROS-Sicherheitslager eingelagerten Kartonagen den laut Dienstleistungsvertrag garantierten Mindestbestand, ist das Lagergeld für den Mindestlagerbestand zu zahlen.

§ 9 Vertraulichkeit / Datenschutz

9.1    AG und AN verpflichten sich gegenseitig, die ihnen aus ihren Geschäftsbeziehungen bekannt gewordenen Informationen und Daten Dritten gegenüber vertraulich zu halten. Diese Verpflichtung gilt auch nach der Vertragsbeendigung weiter.

9.2    Der AN darf Daten nur im Rahmen der Weisungen des AG erheben, verarbeiten, berichtigen, löschen, sperren oder nutzen, nicht aber für sonstige eigene Zwecke oder Zwecke eines Dritten. Der AG berechtigt den AN zur elektronischen Verarbeitung seiner Daten zu internen Zwecken innerhalb des Vertragsverhältnisses.

9.3    Alle den Datenschutz betreffenden Verpflichtungen und Vereinbarungen werden in einem Datenschutzvertrag nach Art. 28 der DSGVO zwischen AN und AG ergänzend zum Dienstleistungsvertrag festgelegt. Der AN sichert in seinem Verantwortungsbereich die Umsetzung und Einhaltung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zu.

9.4    Sicherungsgüter werden so, wie sie vom dem  AG zur Verfügung gestellt werden, aufbewahrt. Der AN stellt auf Verlangen zugriffsgeschützte Sicherheitskartonagen gegen Berechnung zur Verfügung. Nach Abholung beim AG wird das Sicherungsgut in zugriffssicheren, verschlossenen Fahrzeugen bis zum Sicherheitslager transportiert und dort taggleich im streng bewachten sicht- und zutritts- und zugangsgeschützten Sicherheitslager erfasst und eingelagert.

9.5    Ein Datenschutzbeauftragter ist beim AN bestellt und sorgt laufend für die Einhaltung der datenschutzspezifischen Vorschriften.

9.6    Alle an den Leistungen i.S.d. §§ 3-5 beteiligten Personen sind auf das Datengeheimnis verpflichtet.

9.7    Der AG ist befugt, sich jederzeit von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen in den jeweiligen Prozessschritten zu überzeugen. Dies kann nach Absprache mit dem AN vor Ort nach rechtzeitiger Anmeldung in den Betriebsstätten des AN zu den üblichen Geschäftszeiten erfolgen. Alternativ können auf Wunsch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitäts-Auditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudits zur Einsichtnahme vorgelegt werden.

9.8    Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den AN zwecks Auskunftsersuchen, Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der AN dieses Ersuchen unverzüglich an den AG weiterleiten. Auskünfte an Dritte oder Betroffene darf der AN nur nach vorheriger, schriftlicher Zustimmung durch den AG erteilen.

9.9    Die Überlassung des Sicherungsgutes an den AN hat seitens des AG in jedem Einzelfall unter Wahrung der Anforderungen der jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere unter Wahrung der jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen zu erfolgen. Bei etwaigen Verstößen bzgl. der Überlassung bzw. der Befugnis zur Überlassung des Sicherungsgutes hält der AG den AN von sämtlichen hieraus resultierenden Kosten frei.

§ 10 Loyalitätsklausel

10.1    Sollte der Vertrag für die eine oder andere Partei durch unvorhergesehene Schwierigkeiten nicht in der vereinbarten Weise eingehalten werden können, so werden sich die Parteien in loyaler Weise über die nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) gebotene Anpassung des Vertrages an die veränderten Verhältnisse unverzüglich zu verständigen suchen.

10.2    In gleicher Weise werden die Parteien verfahren, wenn die Regelung anderer, im Vertrag nicht vorhergesehener Tatbestände, insbesondere behördliche Vorschriften und Auflagen, zusätzliche Vereinbarungen notwendig machen.

§ 11 Sonstiges

11.1    Sollte eine Bestimmung dieser Leistungsbedingungen, aus welchen Gründen auch immer, undurchführbar oder unwirksam sein oder werden, so wird davon die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Beide Partner werden sich in einem solchen Fall bemühen, eine der erkennbaren Interessenlage der Partner entsprechende Regelung zu finden und zu vereinbaren, die durchführbar oder gesetzlich statthaft ist.

11.2    Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform

11.3    Das Gericht ist ausschließlich zuständig, in dessen Bezirk sich der Sitz des AN befindet.

 

 

 

 

 

 

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