Scan-on-Demand

Sie haben Ihre Akten mit unserer Unterstützung ausgelagert und benötigen jetzt ein Dokument oder eine Akte zur weiteren Bearbeitung? Kein Problem – unser Service „Scan-On-Demand“ verschafft Ihnen in kürzester Zeit Zugriff auf die gewünschte Akte.

Der Service Scan-on-Demand

In den letzten Jahren hat Rhenus Archiv Services den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen übernommen. Dank unserer IT-Infrastruktur sind wir in der Lage, Ihnen nach Anforderung jede Akte aus Ihrer aktiven Registratur binnen Minuten digital zu liefern (digitale Archivierung). Dieser spezielle Service nennt sich „Scan-On-Demand“.

Wie funktioniert Scan-on-Demand?

Zur Anforderung recherchieren Sie die ID der jeweiligen Akte über unsere Business Networking Plattform und fordern das entsprechende Dokument aus der Akte an. In unserem Sicherheitsarchiv wird die Akte gezogen und das gewünschte Dokument digitalisiert. Auf Wunsch kann auch die gesamte Akte digitalisiert werden. Scan-On-Demand liefert Ihnen also entweder ganze Akten oder nur das gewünschte Dokument in digitaler Form. Die Bereitstellung erfolgt entweder über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte. Der Vorgang der Digitalisierung wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Sichere Aufbewahrung Ihrer Akten bzw. aktiven Registratur
  • Entlastung Ihrer Sachbearbeitung
  • Platzeinsparung
  • Laufende Zusortierung von Dokumenten
  • Minutenschnelle Bereitstellung der Dokumente (digitale Archivierung)
  • Anbindung an das Vorgangsbearbeitungssystem und Ihre e-Akte
  • Datenhaltung im zertifizierten Rhenus-Rechenzentrum
  • Kostentransparenz

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