Lagern Sie Ihre Akten aus - einfach und effizient.
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Die externe Aktenarchivierung ist die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für alle weiteren betrieblichen Prozesse. Schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben, indem Sie die aufwendige eigene Archivierung an Rhenus vergeben. Vermeiden Sie die alltägliche Zeitverschwendung beim Suchen Ihrer Dokumente und profitieren Sie vom Know-how eines professionellen Dokumentenlogistikers. Durch externe Aktenarchivierung Ihrer aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen erreichen Sie die Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung.
Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeiter erfolgen.
Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.
Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.
Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.
Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server, per E-Mail mit verschlüsselter Anlage oder über unser Online-Archiv „TotalDigital“.
Auch bei der Datenträgerarchivierung bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für nahezu jede Art von Datenträger an. Ob elektronische Backup-Medien wie Datenbänder, MODs, WORMS, CD-ROMs, DVD-ROMs oder auch Mikrofiches und Mikrofilm: Wir garantieren eine sichere Aufbewahrung. Durch eine zertifizierte Datenträgerarchivierung beugen wir Datenverlust, Diebstahl und unsachgemäßer Lagerung vor. Die Abholung Ihrer Datenträger erfolgt turnusmäßig, auf Wunsch auch täglich. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten und brandschutzgesicherten Zonen unserer Sicherheitsarchive. Der Transport erfolgt in neutralen, klimatisierten Fahrzeugen. Die Datenträgerarchivierung stellt die perfekte Ergänzung zur externen Aktenarchivierung dar.
Wir sind Spezialist für die Aufbewahrung von sensiblen Geschäftsunterlagen und schützenswerten Dokumenten. Dazu zählen insbesondere Unterlagen mit personenbezogenen Sozialdaten.
Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.
Die IT-Grundschutz-Standards wurden von dem BSI als Empfehlungen zu Methoden, Prozessen und Verfahren entwickelt, um eine Datensicherheit innerhalb eines IT-Systems gewährleisten zu können. Um dieses Ziel zu erreichen, definiert das BSI technische Sicherheitsmaßnahmen sowie infrastrukturelle, organisatorische und personelle Schutzmaßnahmen. Bisher wurden von dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vier IT-Grundschutz-Standards definiert:
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