Aktenarchivierung outsourcen

Lagern Sie Ihre Geschäftsunterlagen in unsere Hochsicherheitsarchive aus und schaffen Sie neuen Platz in Ihrem Unternehmen.

Mit Rhenus in die Zukunft

Die externe Aktenarchivierung ist die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für alle weiteren betrieblichen Prozesse. Schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen und konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben, indem Sie die aufwendige eigene Archivierung an Rhenus vergeben. Vermeiden Sie die alltägliche Zeitverschwendung beim Suchen Ihrer Dokumente und profitieren Sie vom Know-how eines professionellen Dokumentenlogistikers. Durch externe Aktenarchivierung Ihrer aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen erreichen Sie die Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung.

Ihre Vorteile

Sparen von Ressourcen

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Die richtige Aktenlagerung kann sehr aufwendig und teuer sein. Vertrauen Sie daher einem externen Profi, der Ihnen den Ballast von den Schultern nimmt. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.

Höchste Sicherheit

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In unseren Sicherheitsarchiven ist zu jeder Zeit die höchste Sicherheit geboten. Vom Brandschutz bis hin zum Einbruchsschutz wird in unseren Sicherheitsarchiven auf alles geachtet, damit Ihre Akten immer sicher bei uns sind. In allen Prozessen ist die konsequente Einhaltung des Datenschutzes nach Artikel 32 DSGVO jederzeit gewährleistet.

Flächendeckend vertreten

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Wir sind mit unseren Standorten deutschland- und europaweit vertreten. Egal wo Sie Ihre Akten bei uns einlagern möchten, wir sind immer in Ihrer Nähe.

Eigene Kurierfahrer

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Wir haben unsere eigenen Kurierfahrzeuge. Jedes Fahrzeug wird durch GPS getrackt. Somit gewährleisten wir eine stetige Sicherheit, auch bei der Auslieferung Ihrer Akten. Neben dem Service stellen wir Ihnen die Akten aber auch per KEP-Dienstleister zu.

Best Practice

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Unserer jahrzehntelangen Erfahrung vertrauen schon mehr als 2.000 Kunden. Täglich zeigen wir, dass die Aktenlagerung unsere Kernkompetenz ist.

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Externe Aktenarchivierung

Im Rhenus-Sicherheitsarchiv

Unsere zertifizierten Hochsicherheitsarchive unterliegen den strengsten Sicherheitsvorschriften. Wir bieten absolute Transparenz in Ihren Dokumenten- und Aktenbeständen durch ein hochmodernes Archivsystem, das im eigenen Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird. Jede Aktenbewegung wird im Archivsystem revisionssicher erfasst, sodass der Status der Akte jederzeit nachvollziehbar ist.

Zugriff immer individuell gewährleistet

Sie haben Ihre Akten mit unserer Unterstützung ausgelagert und benötigen jetzt ein Dokument oder eine Akte zur weiteren Bearbeitung? Kein Problem – auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Mit unserem Service Scan-on-Demand können wir Ihnen Ihre Akten in digitaler Form zu Verfügung stellen. Aber auch physisch können Sie auf Ihre Akten zugreifen. Per Kurier oder mit unserem eigenen Zusteller liefern wir Ihre Akten an Sie aus.

Am Ende der Aufbewahrungsfrist

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übernehmen wir mit Ihrer Zustimmung auch die Vernichtung der Unterlagen. Wir ermitteln mindestens einmal jährlich, welche Unterlagen das Vernichtungsdatum erreicht haben und schlagen diese zur Aktenvernichtung vor. Die Vernichtung erfolgt nach Bundesdatenschutzgesetz sowie gemäß DIN-Norm 66399, Schutzklasse 2 – Sicherheitsstufe P3.

Lagern Sie Ihre Akten aus - einfach und effizient.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Wir haben die Antworten auf Ihre Fragen

Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeiter erfolgen.

Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.

Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.

Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.

Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server, per E-Mail mit verschlüsselter Anlage oder über unser Online-Archiv „TotalDigital“.

Auch bei der Datenträgerarchivierung bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für nahezu jede Art von Datenträger an. Ob elektronische Backup-Medien wie Datenbänder, MODs, WORMS, CD-ROMs, DVD-ROMs oder auch Mikrofiches und Mikrofilm: Wir garantieren eine sichere Aufbewahrung. Durch eine zertifizierte Datenträgerarchivierung beugen wir Datenverlust, Diebstahl und unsachgemäßer Lagerung vor. Die Abholung Ihrer Datenträger erfolgt turnusmäßig, auf Wunsch auch täglich. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten und brandschutzgesicherten Zonen unserer Sicherheitsarchive. Der Transport erfolgt in neutralen, klimatisierten Fahrzeugen. Die Datenträgerarchivierung stellt die perfekte Ergänzung zur externen Aktenarchivierung dar.

Wir sind Spezialist für die Aufbewahrung von sensiblen Geschäftsunterlagen und schützenswerten Dokumenten. Dazu zählen insbesondere Unterlagen mit personenbezogenen Sozialdaten.

Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.

Die IT-Grundschutz-Standards wurden von dem BSI als Empfehlungen zu Methoden, Prozessen und Verfahren entwickelt, um eine Datensicherheit innerhalb eines IT-Systems gewährleisten zu können. Um dieses Ziel zu erreichen, definiert das BSI technische Sicherheitsmaßnahmen sowie infrastrukturelle, organisatorische und personelle Schutzmaßnahmen. Bisher wurden von dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vier IT-Grundschutz-Standards definiert:

  • BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Im ersten BSI-Standard werden alle Anforderungen an ein Managementsystem für Informationssicherheit gestellt. Diese basieren auf den ISO-Standards der 2700x-Familie und beinhalten alle Begriffe sowie Prinzipien, die zur Erfüllung der Datensicherheit notwendig sind.
  • BSI-Standard 100-2: IT-Grundschutz-Vorgehensweise. Der zweite BSI-Standard beschreibt, wie alle Anforderungen in der Praxis eingesetzt werden können. Dabei werden die Organisationsstrukturen für die Informationssicherheit genauer definiert sowie Hilfe bei der Umsetzung des Sicherheitskonzepts geleistet. Zusätzlich gibt der Standard vor, wie die Informationssicherheit im laufenden Betrieb erhalten bleibt. Die IT-Grundschutz-Vorgehensweise bietet zusätzlich Hinweise und praktische Beispiele für die technische Umsetzung der IT-Grundschutz-Standards.
  • BSI-Standard 100-3: Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz. Im dritten BSI-Standard wird die genauere Vorgehensweise geschildert, wie eine Risikoanalyse für Systeme mit höheren Sicherheitsanforderungen eingebunden werden kann.
  • BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement. Der letzte BSI-Standard beschreibt, welche Prozesse und Dokumentationen für ein Notfallmanagement benötigt werden. Dabei soll die Ausfallsicherheit erhöht werden, sodass alle Geschäftsprozesse bei Ausfall wieder schnell aufgenommen werden können. Gelingt es einem Unternehmen, diese Standards erfolgreich umzusetzen, so erhält es ein ISO/IEC 27001-Zertifikat.

Jetzt in unser Sicherheitsarchiv umziehen

Ihre Akten werden in eines unserer Hochsicherheitsarchive überführt.

Dabei wird jede Akte in unserem Archivsystem erfasst und erhält
per Barcode eine eindeutige Kennung. Über diesen Code
wird die Akte direkt mit dem Lagerplatz verknüpft.

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