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Digitale Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Entscheiden Sie sich für ein elektronisches Archivsystem, um Ihre geschäftsrelevanten Dokumente zu lagern, so wollen Sie sicherstellen, dass diese auf eine zuverlässige Weise archiviert werden. Schließlich soll ein Datenverlust verhindert werden und die zusammenhängenden Konsequenzen wie Imageverlust und wirtschaftliche Schäden erst gar nicht auftreten.

Die höchste Sicherheit unter besonderer Berücksichtigung und Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen an das Archivsystem bietet Ihnen die revisionssichere Archivierung.

Merkmale der revisionssicheren Archivierung

Die Revisionssicherheit eines Archivsystems wird in Deutschland durch mehrere Vorschriften definiert. Dazu zählen die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Aus diesen Vorschriften ergeben sich folgende Kriterien, die ein revisionssicheres Archivsystem erfüllen muss:

  • Ordnungsmäßigkeit: Die Dokumente müssen nach vorher definierter Struktur ordnungsgemäß archiviert werden.
  • Vollständigkeit: Alle Dokumente müssen lückenlos und vollständig, samt aller Einzelteile erfasst werden.
  • Sicherheit des Archivverfahrens: Die Dokumente dürfen auf dem Weg ins Archiv nicht verloren gehen - eine sichere Übertragung muss gewährleistet bleiben.
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Die archivierten Dokumente müssen mit ihren originalen Versionen übereinstimmen
  • Sicherheit vor Verlust: Jedes Dokument muss im Falle eines Verlustes schnell wiedergefunden und reproduziert werden können.
  • Nutzung nur durch Berechtigte:  Einzelne Dokumente dürfen nur von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Ein Zugang durch Unbefugte ist nicht möglich.
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Das Dokument muss im gesamten Archivierungszeitraum verfügbar sein und darf erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet bzw. gelöscht werden.
  • Dokumentation des Verfahrens: Eine ausführliche Dokumentation des Archivverfahrens ermöglicht eine reibungslose Migration in ein anderes Archivsystem.
  • Nachvollziehbarkeit: Alle Veränderungen in dem Archivsystem müssen protokolliert werden, sodass einzelne Schritte von anderen Berechtigten ebenfalls nachvollzogen werden können.
  • Prüfbarkeit: Jeweilige Schritte bei der Archivierung sowie die Funktionsweise des Archivsystems können jederzeit von einem Sachverständigen überprüft werden.

Vorteile der revisionssicheren Archivierung

Setzen Sie auf ein elektronisches Archivsystem, das Ihnen eine Revisionssicherheit bietet, so profitieren Sie mit Ihrem Unternehmen, indem Ihre Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Dies wird erreicht durch kürzere Recherchezeiten sowie eine bessere Informationsverarbeitung. Damit stehen Ihnen die gewünschten Dokumente in kürzerer Zeit zur Verfügung, sodass Sie Ihren Kunden schnellere Auskünfte erteilen können. Außerdem lassen sich jegliche Fehler bei den internen Unternehmensprozessen vermeiden.

Die revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass keine mehrfachen Kopien einer Datei auftauchen und dass keine Datei unwiderruflich gelöscht wird. Alles in allem lassen sich große finanzielle Schäden und ein möglicher Imageverlust durch den Einsatz einer revisionssicheren Archivierung verhindern. 

Sicherste Form der Archivierung durch Revisionssicherheit

Der Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten ist unsere Kernkompetenz. Wir entwickeln für Sie ganz individuelle Lösungen unter besonderer Berücksichtigung der Revisionssicherheit. Aus diesem Grund arbeiten unsere Archivsysteme mit höchsten Sicherheitsmaßnahmen wie Protokollierung, Versionisierung, Berechtigungsvergabe und Verschlüsselung.

Kontaktieren Sie uns schon jetzt und erfahren Sie weitere Vorteile, die sich durch den Einsatz einer revisionssicheren Archivierung ergeben. 

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