Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Das Rhenus Sicherheitsarchiv

Der Schutz sensibler Dokumente und Informationen ist unser oberstes Ziel. Die Auslagerung Ihrer vertraulichen Akten und Datenträger in eines unserer zertifizierten Sicherheitsarchive hat viele Vorteile. Wir garantieren unseren Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit bei permanenter Verfügbarkeit der Akten und Dokumente. Langjährige Erfahrung und zertifiziertes Qualitätsmanagement garantieren Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. 

Vorteile des Sicherheitsarchivs

  • Revisionssichere Aktenarchivierung
  • Zertifizierte Sicherheit für Ihre Geschäftsunterlagen
  • Maßgeschneidertes Datenschutzkonzept
  • Optimierte und professionelle Prozesse
  • Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen

Sie fragen sich, wie die Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive abläuft? Einen beispielhaften Ablauf und welche Prozessdetails das Archivgut bei der Rhenus Archiv Services durchläuft, möchten wir Ihnen aber nicht vorenthalten.

Garantierte Sicherheit in unseren Archiven

Alle Rhenus-Sicherheitsarchive bieten höchstmöglichen Schutz vor äußeren Einflüssen und unberechtigtem Zugriff. Sie sind von unseren Services rund um die Dokumentenverwaltung überzeugt? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Projektmanagement stellt gemeinsam mit Ihnen den Bedarf an Akten- bzw. Datenträgerarchivierung Ihres Unternehmens fest. Auf Wunsch entwickeln wir für Ihr Unternehmen ein maßgeschneidertes Datenschutzkonzept.

Wesentliche Aufgaben des Sicherheitsarchivs

  • Übernahme und Erfassung der Sicherungsgüter
  • Einlagerung und Datenverwaltung
  • Den Zugriff (Retrieval) auf die Sicherungsgüter
  • Die Vernichtung nach Beendigung der Aufbewahrungsfrist.

Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeitererfolgen.

Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.

Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.

Aufbewahrung sensibler Dokumente und Datenträger

Bei der Einlagerung im Sicherheitsarchiverhält jede erfasste Archiveinheit einen definierten Lagerplatz. Die Verwaltung Ihrer Akten erfolgt über unser Rhenus-eigenes Archivsystem. Hier werden alle Bewegungen registriert und im Archivsystem u.a. mit folgenden Daten protokolliert: Datum, Uhrzeit, Art der Bewegung, Lagereinheit, Ladungsträger, Lagerplatz, Status und Benutzer. Die Historienverwaltung der Archiveinheiten gewährleistet Ihnen einen lückenlosen und revisionssicheren Nachweis. Unsere standardisierte Archivierungssystematik ermöglicht eine transparente und personenunabhängige Verwaltung.

Zentrales Archivmanagementsystem

Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.

Weitere Services im Sicherheitsarchiv

Scan-on-Demand: unser Digitalisierungsservice

Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server, per E-Mail mit verschlüsselter Anlage oder über unser Online-Archiv „TotalDigital“.

Aktenvernichtung direkt aus dem Sicherheitsarchiv

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übernehmen wir mit Ihrer Zustimmung auch die Vernichtung der Unterlagen. Wir ermitteln mindestens einmal jährlich, welche Unterlagen das Vernichtungsdatum erreicht haben und schlagen diese zur Aktenvernichtung vor. Ein vom Unternehmen bestimmter „Vernichtungsverantwortlicher“ hat dann die Möglichkeit die Akten zur Vernichtung freizugeben, die Unterlagen bei der nächsten Abfrage erneut vorgelegt zu bekommen oder das Vernichtungsdatum zu ändern. Zur Aktenvernichtung freigegebene Dokumente werden im Archivsystem gesperrt und können nicht mehr angefordert werden.

Die Vernichtung erfolgt nach Bundesdatenschutzgesetz sowie gemäß DIN-Norm 66399, Schutzklasse 2 – Sicherheitsstufe P3. Andere Schutzklassen sind auf Anfrage möglich.

Ablauf im Datensicherheitsarchiv

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Kontakt Unterseite Archivservices

Daten

Kontakt

Rhenus Archiv Services GmbH  
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Deutschland
Tel: +49 2301 29 1600
info.ros@de.rhenus.com