Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Aktenverwaltung im Immobilienbereich

Dokumentenlogistik für Immobilien-Unterlagen

Bei uns haben Sie die Möglichkeit zwischen verschiedenen Dienstleistungsvarianten zu wählen. Als führender Dienstleister im Bereich der Dokumentenlogistik haben Sie die Möglichkeit unter Einhaltung sicherheitsrelevanter Gesetzesbestimmungen, Ihre Mieter-, Bau- und Liegenschaftsakten sowie auch weitere Verwaltungsunterlagen in unserem Sicherheitsarchiv einzulagern. Haben Sie Dokumente, die in entsprechenden Akten einsortiert werden müssen? Kein Problem! Schicken Sie uns diese und wir übernehmen das für Sie. Sie wollen sich dem elektronischen Zeitalter annähern und  aktuelle Bescheinigungen digitalisieren? Schicken Sie uns die zu digitalisierenden Unterlagen und wir stellen Ihnen diese innerhalb des vereinbarten Zeitfensters elektronisch zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die zusätzliche Aufbewahrung von Originalen bei einigen Dokumenten in der Wohnungswirtschaft auch neben dem elektronischen Archiv gefordert wird.

Durch die Bewirtschaftung eines externen Archives mithilfe eines externen Spezialisten sparen Sie vor allem Zeit, Geld und Mühe. Ihre Mitarbeiter können sich nun ganz ihren Kernaufgaben in der Immobilienwirtschaft widmen, ohne viel Zeit bei der Suche nach bestimmten Akten zu verbringen. Oft sind Archive, die über die Jahre hinweg angelegt worden sind, unterschiedlich strukturiert, bspw. auf Grund von Neustrukturierungen. Meist wird das Altarchiv nicht vollständig an die gegebenen Änderungen angepasst. In den Gängen der Archive kennen sich meist nur die Mitarbeiter aus, die sich bereits Jahre mit den Unterlagen beschäftigen. Wenn keine einheitliche Ablagestruktur vorhanden ist, wird es schwierig für andere Mitarbeiter die passenden Unterlagen zeitnah zu finden.

Durch das Know-how eines spezialisierten Dienstleisters können bereits bei der Neusortierung der Archive große Einsparpotenziale generiert werden. Vor allem bei dezentralen Strukturen wird der Verwaltungsaufwand drastisch reduziert.

Archivierung und Verwaltung von Mieter-, Bau- und Liegenschaftsakten

Bei der Verwaltung von bspw. Mieterakten fallen oft große Mengen von Dokumenten an, die nicht nur Raumkapazitäten binden. Durch die Suche von Unterlagen in Kellerräumen oder speziell extern angelegten Archiven entstehen Kosten und werden Mitarbeiterkapazitäten gebunden. Besonders bei Archiven, die über Jahrzehnte gewachsen sind, entsteht oftmals das Problem, dass die Ablagestruktur selten einheitlich vorzufinden ist. Oft ist das Auffinden mit einem hohen Zeitaufwand verbunden oder die gesuchten Unterlagen werden gar nicht gefunden.

Immer weniger verbreiten moderne Wohnungsunternehmen das Bild einer reinen Verwaltungsorganisation. Besonders durch gelebte Kunden- und Serviceorientierung sowie Innovationsgeist heben sich immer mehr Unternehmen aus dem Bereich der Wohnungswirtschaft voneinander ab. Es wird zunehmend wichtig, eine straffe Organisation, schlanke Geschäftsprozesse, kurze Kommunikationswege und die dafür benötigten Instrumente, zur Schaffung eines serviceorientierten Unternehmens zu nutzen. Positiver Nebeneffekt ist eine merkliche Senkung des Verwaltungsaufwandes.

Mittlerweile haben sich immer mehr Unternehmen in der Wohnungswirtschaft dazu entschlossen, einige ihrer Dokumente zu digitalisieren. Besonders Unterlagen von neuen Bauvorhaben werden digital zur Verfügung gestellt. Jedoch werden die digitalisierten Dokumente oft dennoch weiterhin in physischer Form dem Archiv zugeführt. Dies liegt meist daran, dass ein Papierdokument auch noch in 100 Jahren zu lesen ist. Dies kann man von den meisten elektronischen Medien aufgrund des ständigen technologischen Wandels nicht behaupten. Zusätzlich sind Protokolle wie die des Einzugs, Auszugs und der Begehung in der Regel papierbasiert, so dass die ausgefüllten Formulare in Aktenschränken oder im Archiv landen.

Unsere Lösungen für Sie

  • Archivierung Ihrer Mieter-, Bau- und Liegenschaftsakten sowie weiterer Unternehmensunterlagen
  • Einsortierung von Protokollen, Serienbriefen und jährlichen Betriebskostenabrechnungen
  • Übernahme einfacher Sachbearbeitungsaufgaben
  • Schrittweise Einführung in die digitale Welt durch "Scan-On-Demand"
  • Digitalisierung Ihres neues Dokumentenbestands

Zu der Umsetzung Ihrer wirtschaftlichen und ideellen Ziele bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen an, die exakt den Anforderungen eines modernen Wohnungswirtschaftsunternehmens entsprechen.

Seite drucken

Ihre Anfrage

Kontakt Unterseite Archivservices

Daten

Kontakt

Rhenus Archiv Services GmbH  
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede
Deutschland
Tel: +49 2301 29 1600
info.ros@de.rhenus.com