Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Partner der Banken und Finanzdienstleister im Bereich Aktenverwaltung

Die Rhenus Archiv Services GmbH ist seit Jahren ein erfolgreicher und zuverlässiger Partner der Finanzdienstleistungsbranche. Insbesondere zahlreiche Banken setzen seit Jahren auf die Dienstleistungen, die wir entlang der Prozesskette der Dokumentenlogistik erbringen. Sie profitieren dabei fortwährend von den Innovationen, die in der Partnerschaft mit den Kunden entstehen.

Von Beginn an – Poststellenservice

In der Dokumentenlogistik beginnt die Prozesskette mit dem Posteingang. Rhenus betreibt interne und externe Poststellen für Banken und führt die physische oder optional die digitale Bearbeitung der Eingangspost einschließlich Klassifizierung und Verteilung durch.

Unsere Kernkompetenz – Archivierung

In unseren Dokumentenarchiven werden mehrere hundert Kilometer Akten einer Vielzahl von Banken und Sparkassen verwaltet. Wir lagern einerseits zugriffsarme Archivbestände ein, die auf Grund interner Vorschriften oder gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrungspflichtig sind. Andererseits verwalten wir zugriffsintensive, aktive Bestände, z.B. Kreditakten und Sicherheiten, in die wir Dokumente zusortieren oder einzelne Dokumente innerhalb kürzester Zeitfenster ziehen, um sie per Scan-On-Demand an die Systeme der Banken zu übergeben. Die Dokumentenarchivierung und Bearbeitung erfolgt unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Anforderungen von BaFin und WpHG sowie gemäß den Datenschutzbestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung. Abhängig von der Art der Unterlagen und der Zugriffsintensität sind von der Aktenlagerung auf Palette in einem Automatiklager über die Kartonlagerung bis hin zur Verwaltung einzelner Dokumente in Verschieberegalanlagen alle Lagerarten möglich.

Einstieg ins elektronische Zeitalter – Digitalisierung

Neben unserer elektronischen Bereitstellung von Dokumenten per Scan-On-Demand aus dem Aktenarchiv ist Rhenus auf die umfangreiche Digitalisierung von kompletten Kreditakten-Beständen spezialisiert. In den letzten Jahren hat Rhenus weit über 1 Mio. Kreditakten digitalisiert und die einzelnen Dokumente teils vollautomatisch und manuell klassifiziert. Um den Banken in der Digitalisierungsphase den Zugriff zu ermöglichen, wird im Aktenarchiv generell eine Kombination aus Bestandsdigitalisierung und Scan-On-Demand durchgeführt, wobei die Banken über unser Webportal den aktuellen Status der Akte verfolgen kann. Die Images werden SFTP-Servern übergeben oder können online im Webportal recherchiert und eingesehen werden. Laufender Posteingang wird digitalisiert und einem Postkorb der elektronischen Akte direkt in die entsprechende Rubrik zugeordnet.

Für die Unterstützung Ihrer Sachbearbeitung stellen wir geschultes Personal per Arbeitnehmerüberlassung zu Verfügung, welches entweder im Aktenarchiv der Rhenus oder beim Kunden vor Ort aktiv wird. In diesem Rahmen erbringen wir zahlreiche Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche Erfassungsarbeiten sowie die Prüfung und Ergänzung von fehlenden Unterlagen in Kreditakten.

Zum Abschluss – datenschutzgerechte Vernichtung

Am Ende der Prozesskette steht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Aktenvernichtung an. Rhenus kann die Aktenvernichtung durch einen mobilen Service vor Ort beim Kunden oder in einem Netz von stationären Vernichtungsstandorten in Deutschland und mehreren Ländern Europas erbringen. Auf Wunsch können alle Dienstleistungen der Dokumentenlogistik durch Rhenus koordiniert und aus einer Hand angeboten werden.

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