Gesetzeskonforme Dokumentenaufbewahrung

Das digitale Büro wird schon seit längerer Zeit vorausgesagt und dennoch steigt das Volumen der Unterlagen in Papierform stetig an. Obwohl viele Geschäftsunterlagen heute in digitaler Form vorliegen, werden sie häufig wieder ausgedruckt, um sie zu bearbeiten, physisch zu lagern oder handschriftlich mit Notizen zu versehen. Für Unternehmen besteht die große Aufgabe nun darin, die Dokumentenaufbewahrung fachgerecht und gesetzteskonform umzusetzen. Dabei gilt es personenbezogende Unterlagen, aber auch sensible Daten des eigenen Unternehmens, zu schützen.

Gesetzliche Vorschriften bei der Dokumentenaufbewahrung

Der Gesetzgeber regelt eindeutig, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Zu jedem Zeitpunkt müssen diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sowie vor Veränderungen und Verlust gesichert werden. Dies gilt auch während der Aktenarchivierung und der Vernichtung. Im Büroalltag finden sich viele weitere hochsensible Dokumente, deren Aufbewahrung durch Gesetze geregelt wird. Dazu zählen beispielsweise Kundenverträge, Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, Patientenakten, Versicherungsakten und Kreditakten sowie weitere sensible Informationen, beispielsweise in Personalakten.

Auch im Rahmen der Dokumentenaufbewahrung ist es daher unabdingbar, sich mit den Risiken der gesetzlich geregelten Verarbeitung und Vorhaltung von Daten auseinander zu setzen. Im Bereich der Dokumentenaufbewahrung müssen alle Daten individuell bewertet werden. Denn nur so lassen sich die richtigen Maßnahmen für ihre Aufbewahrung und Verwaltung ableiten.

Sicherung sensibler Dokumente und Datenträger

Als Experten für die Dokumentenaufbewahrung haben wir uns auf den Umgang mit sensiblen Daten spezialisiert. Wir bewerten für Sie den Stellenwert der Dokumente und ergreifen alle Maßnahmen um die höchste Sicherheit zu gewährleisten. Im Umgang mit Ihren Dokumenten nutzen wir unsere leistungsstarken IT-Systeme und setzen optimierte und standardisierte Archivprozesse um.

Neben der Dokumentenaufbewahrung in Papierform bieten wir Ihnen die fachgerechte Lagerung vielfältiger Datenträger an. Dazu gehören:

  • Mikrofilme
  • Mikrofiches
  • Festplatten
  • USB-Sticks
  • Magnetbänder
  • Disketten
  • CDs/DVDs
  • MODs
  • WORMs

Maßgeschneiderte Konzepte für den Datenschutz

Dokumentenaufbewahrung stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar, die Ihnen nicht zuletzt der Datenschutz auferlegt. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir spezifische, auf Ihre Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Unsere Spezialgebiete liegen in der Bearbeitung, Aufbewahrung, Digitalisierung und Vernichtung von Dokumenten. Egal ob in digitaler Form oder auf Papier, unsere zertifizierten Leistungen bieten Ihnen individuelle und effiziente Lösungen. In diesem Rahmen optimieren wir Ihre internen Prozesse und schaffen so neue Ressourcen. Darüber hinaus gewährleisten unsere zertifizierten Sicherheitsarchive für die Dokumentenaufbewahrung selbstverständlich die höchten Sicherheitsstandards.

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Unsere Datenschutzexperten stehen Ihnen gern zur Verfügung.

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