Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Gesetzeskonforme Dokumentenaufbewahrung

Das digitale Büro wird schon seit längerer Zeit vorausgesagt und dennoch steigt das Volumen der Unterlagen in Papierform stetig an. Obwohl viele Geschäftsunterlagen heute in digitaler Form vorliegen, werden sie häufig wieder ausgedruckt, um sie zu bearbeiten, physisch zu lagern oder handschriftlich mit Notizen zu versehen. Für Unternehmen besteht die große Aufgabe nun darin, die Dokumentenaufbewahrung fachgerecht und gesetzeskonform umzusetzen. Dabei gilt es personenbezogene Unterlagen, aber auch sensible Daten des eigenen Unternehmens, zu schützen.

Gesetzliche Vorschriften bei der Dokumentenaufbewahrung

Der Gesetzgeber regelt eindeutig, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Zu jedem Zeitpunkt müssen diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sowie vor Veränderungen und Verlust gesichert werden. Dies gilt auch während der Aktenarchivierung und der Vernichtung. Im Büroalltag finden sich viele weitere hochsensible Dokumente, deren Aufbewahrung durch Gesetze geregelt wird. Dazu zählen beispielsweise Kundenverträge, Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, Patientenakten, Versicherungsakten und Kreditakten sowie weitere sensible Informationen, beispielsweise in Personalakten.

Auch im Rahmen der Dokumentenaufbewahrung ist es daher unabdingbar, sich mit den Risiken der gesetzlich geregelten Verarbeitung und Vorhaltung von Daten auseinander zu setzen. Im Bereich der Dokumentenaufbewahrung müssen alle Daten individuell bewertet werden. Denn nur so lassen sich die richtigen Maßnahmen für ihre Aufbewahrung und Verwaltung ableiten.

Informationen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Sicherung sensibler Dokumente und Datenträger

Als Experten für die Dokumentenaufbewahrung haben wir uns auf den Umgang mit sensiblen Daten spezialisiert. Wir bewerten für Sie den Stellenwert der Dokumente und ergreifen alle Maßnahmen um die höchste Sicherheit zu gewährleisten. Im Umgang mit Ihren Dokumenten nutzen wir unsere leistungsstarken IT-Systeme und setzen optimierte und standardisierte Archivprozesse um.

Neben der Dokumentenaufbewahrung in Papierform bieten wir Ihnen die fachgerechte Lagerung vielfältiger Datenträger an. Dazu gehören:

  • Mikrofilme
  • Mikrofiches
  • Festplatten
  • USB-Sticks
  • Magnetbänder
  • Disketten
  • CDs/DVDs
  • MODs
  • WORMs

Datenträgerarchivierung als perfekte Ergänzung zur Aktenarchivierung

Für die Online-Recherche und Bestellung der Datenträger nutzen Sie ganz einfach unsere Business Networking Plattform. Abhängig vom vereinbarten Service Level stellen wir Ihnen den gewünschten Datenträger über unseren Tourendienst zur Verfügung. Expresszugriffe sind rund um die Uhr an jedem Wochentag möglich. Unser zentrales Service Center ist für Sie Tag und Nacht erreichbar und steuert bei Bedarf die kurzfristige Bereitstellung der benötigten Datenträger.

Datenträgermanagement – revisionssicher und transparent

Unser Barcode-gestütztes Datenträgermanagement dokumentiert jede Bewegung der einzelnen Datenträger, ob Ersteinlagerung, Auslagerung nach Bestellung oder Rücklagerung. Das macht unser System revisionssicher und verschafft Ihnen permanent den vollen Überblick über den Bestand. Durch ein Auslagern des Datenträgermanagements erhalten Sie zertifizierte Sicherheit, Transparenz und Flexibilität zu einem leistungsgerechten Preis. Sprechen Sie unsere Experten im Bereich Datenträgermanagement und Datenträgerarchivierung an und lassen Sie sich noch heute kompetent beraten.

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