Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung – effektiv und sicher

Zugriffsintensive Registraturen und Papierablagen werden in der Regel noch immer im Eigenbetrieb verwaltet. Die unmittelbare räumliche Nähe zur Sachbearbeitung ermöglicht zwar schnelle Zugriffe, schränkt aber die Konzentration auf das Kerngeschäft ein. Die digitale Archivierung unterstützt Sie bei der Reduzierung ineffektiver Arbeitsprozesse.

Wir lagern Ihre Akten in einem unserer Sicherheitsarchive. Sie können benötigte Dokumente jederzeit digital anfordern. Innerhalb weniger Minuten nach Anforderung steht Ihnen dann das entsprechende Dokument zur Verfügung.

Digitale Archivierung – Revisionssicherheit für Ihre Akten

Im Rahmen des Business Process Outsourcings haben wir in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen übernommen. Durch unsere IT-gestützten Arbeitsprozesse sind wir flächendeckend in der Lage, Ihnen täglich mehrere tausend Dokumente in Ihre Akten einzusortieren, sowie aus Ihren Akten innerhalb weniger Minuten nach Anforderung digital zur Verfügung zu stellen. Wir garantieren Revisionssicherheit für die digitale Archivierung. Der  Vorgang der Digitalisierung wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Auf Wunsch halten wir die digitalisierten Dokumente in unserem elektronischen Online-Archiv für Sie bereit .

Die Revisionssicherheit ist dabei nicht nur auf die digitale Archivierung bezogen, sondern betrifft das vollständige Archivierungsverfahren. Dafür ist es nötig, dass die Daten unverändert bleiben, diese korrekt und vollständig zeitnah festgehalten werden sowie dass das Verfahren verständlich dokumentiert wird. Während der Nachweispflicht müssen die aufbewahrten Dokumente schnell und in der gewünschten Reihenfolge reproduziert werden können. Welcher Datenträger und welches Verfahren dafür genutzt wird, ist nicht vorgeschrieben. Eingangsbelege müssen eine bildliche Übereinstimmung des digitalen Dokumentes mit dem Original sicher stellen. Unsere Verfahren der Speicherung garantieren dies.

Beweissicherheit bei der digitalen Archivierung

Es gibt keine einheitliche rechtliche Regelung für die digitale Archivierung. Aus steuer- und handelsrechtlicher Sicht ist die Archivierung wichtiger Dokumente in einem digitalen Archiv zulässig. Aus zivilrechtlicher Sicht hingegen ist die Urkundenqualität nicht ganz akzeptiert. Auch urkundenähnliche Dokumente, wie Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlussberichte, gehören dazu. 

Für eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung ist vieles wichtig: Ein Protokoll, ein geschütztes Systemumfeld und eine sichere Datenbank, Schreibrechte und unveränderbares Abspeichern. 

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Standardisierung und Optimierung der Aktenführung
  • Kostentransparenz: Sie zahlen auf Stückpreisbasis für erbrachte Leistungen
  • Entlastung Ihrer Sachbearbeitung
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Reduzierung vorzuhaltender Fläche
  • Sichere Steuerung und Aufbewahrung der Dokumente´
  • Datenhosting in unserem eigenen, zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland

Sie wollen genau wissen, wie die digitale Archivierung funktioniert? Dann informieren Sie sich über unseren "Scan-On-Demand" Service. Oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gern!

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